Trong kỷ nguyên số, họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và học tập, từ những buổi đào tạo từ xa cho đến các cuộc họp chiến lược quan trọng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc tham gia một cuộc họp ảo mà không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng có thể dẫn đến những trục trặc không đáng có, gây lãng phí thời gian và ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của bạn. Để đảm bảo mọi buổi họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, trithuccongnghe.net xin chia sẻ 6 bí quyết vàng được đúc kết từ kinh nghiệm thực tế, giúp bạn tự tin tham gia mọi cuộc họp trực tuyến.
1. Kiểm Tra Thiết Bị Âm Thanh và Camera Trước Khi Tham Gia
Không có gì khó chịu và thiếu chuyên nghiệp hơn việc tham gia một cuộc họp mà không ai có thể nghe hoặc nhìn thấy bạn. Dù chỉ là lỗi tắt mic hay camera trong ứng dụng, hoặc phức tạp hơn là sự cố phần cứng hay phần mềm, việc khắc phục trong lúc họp sẽ gây gián đoạn và áp lực không cần thiết. Chất lượng âm thanh và video kém cũng có thể để lại ấn tượng không tốt.
Để tránh mọi rắc rối, chúng tôi luôn khuyến nghị bạn kiểm tra kỹ microphone và camera trước khi cuộc họp bắt đầu. Bạn có thể mở ứng dụng camera tích hợp trên máy tính, quay một đoạn video ngắn kèm âm thanh và phát lại để đảm bảo mọi thứ hoạt động bình thường. Quan trọng hơn, hãy kiểm tra trực tiếp trong ứng dụng họp trực tuyến mà bạn sẽ sử dụng (ví dụ: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams) để đảm bảo tương thích hoàn hảo. Đây là bước đơn giản nhưng cực kỳ quan trọng, giúp bạn tránh khỏi những phút giây bối rối cuối cùng. Nếu sử dụng một ứng dụng hoặc trang web họp trực tuyến mới, đừng quên điều chỉnh cài đặt quyền truy cập để cấp quyền cho ứng dụng hoặc trình duyệt được phép sử dụng microphone và camera của bạn.
Kiểm tra webcam và micro trước khi họp trực tuyến
2. Đảm Bảo Đăng Nhập Đúng Tài Khoản Họp
Cho dù bạn là người tổ chức cuộc họp hay khách mời, việc đảm bảo bạn đã đăng nhập bằng tài khoản chính xác là vô cùng cần thiết. Nếu bạn thường xuyên chuyển đổi giữa nhiều tài khoản (ví dụ: tài khoản cá nhân và tài khoản công việc trên Zoom hoặc Microsoft Teams), việc đăng nhập sai tài khoản có thể ngăn bạn mở liên kết hoặc tham gia cuộc gọi.
Khi sử dụng trình duyệt web, đôi khi hệ thống sẽ tự động đăng nhập vào tài khoản mặc định của bạn. Nếu đây không phải là tài khoản được mời tham gia cuộc họp, bạn có thể bị từ chối truy cập. Tình huống này đã xảy ra vài lần với chúng tôi khi sử dụng Google Meet. Để tiết kiệm thời gian và tránh bị chậm trễ, hãy nhanh chóng kiểm tra xem bạn có đang sử dụng đúng tài khoản trên trang ứng dụng hay không và chuyển đổi nếu cần.
3. Kiểm Tra và Ổn Định Kết Nối Internet
Ngay cả khi đã chuẩn bị kỹ lưỡng mọi thứ, một kết nối internet chậm có thể phá hỏng hoàn toàn buổi họp của bạn. Video giật lag, âm thanh chập chờn hoặc ngắt kết nối đột ngột có thể để lại ấn tượng xấu. Để tránh những tình huống khó xử như vậy, chúng tôi luôn kiểm tra tốc độ internet trước mỗi cuộc họp. Nếu cảm thấy kết nối chậm, bạn có thể thực hiện một vài bước để đảm bảo cuộc gọi diễn ra suôn sẻ.
Đầu tiên, hãy ngắt kết nối các thiết bị khác khỏi mạng Wi-Fi để đảm bảo thiết bị bạn đang sử dụng có băng thông lớn nhất. Đồng thời, đóng tất cả các ứng dụng không cần thiết hoặc các tác vụ tải xuống đang chạy ngầm. Việc di chuyển đến gần bộ định tuyến (router) hơn hoặc sử dụng kết nối Ethernet có dây cũng là giải pháp hữu hiệu. Và để đề phòng, hãy luôn chuẩn bị một phương án dự phòng như điểm phát sóng di động (mobile hotspot) để bạn không bị động nếu có sự cố xảy ra.
4. Tắt Tất Cả Thông Báo Để Tránh Gián Đoạn
Bạn có thể tưởng tượng tình huống đang chia sẻ màn hình trong cuộc họp và đột nhiên một tin nhắn cá nhân hiện lên cho tất cả mọi người cùng thấy sẽ gây khó xử đến mức nào không? Ngay cả khi thông báo không mang tính riêng tư, các cảnh báo từ ứng dụng hoặc lời nhắc nhở cũng có thể làm gián đoạn sự tập trung của bạn và những người tham gia khác. Đó là lý do tại sao bạn nên quản lý chúng trước khi cuộc họp bắt đầu. Phương pháp chúng tôi thường áp dụng là tắt tất cả các thông báo.
Nếu bạn đang sử dụng Windows, bạn có thể tắt thông báo bằng cách mở ứng dụng Cài đặt (Settings), đi tới Hệ thống (System) > Thông báo (Notifications) và chuyển nút bật/tắt “Thông báo” (Notifications) sang trạng thái Tắt.
Tắt thông báo trên Windows để tránh gián đoạn cuộc họp
Để quản lý thông báo trên macOS, hãy nhấp vào menu “Apple” ở góc trên bên trái và mở “Cài đặt hệ thống” (System Settings). Sau đó, điều hướng đến tab “Thông báo” (Notifications) để điều chỉnh các cài đặt.
Điều chỉnh cài đặt thông báo trên macOS trước cuộc họp
5. Xác Nhận Lại Thời Gian và Tham Gia Cuộc Họp Sớm
Trong giai đoạn đầu của sự nghiệp tự do, chúng tôi đã bỏ lỡ một vài cơ hội đơn giản chỉ vì chưa nắm rõ sự khác biệt về múi giờ. Ngay cả khi không cố ý, việc xuất hiện muộn có thể khiến bạn trông thiếu tin cậy hoặc thiếu chuyên nghiệp. Đó là lý do tại sao chúng tôi luôn kiểm tra kỹ thời gian cuộc họp và tham gia đúng giờ, đặc biệt khi làm việc với đối tác ở các múi giờ khác nhau.
Chúng tôi thường yêu cầu khách hàng cung cấp thời gian cuộc họp theo giờ UTC (Phối hợp giờ quốc tế) và sau đó tự chuyển đổi sang giờ địa phương. Đồng thời, việc đặt lời nhắc cho bản thân cũng rất quan trọng để tránh quên. Nếu cuộc họp chưa được thêm vào lịch, hãy chủ động thêm vào ứng dụng lịch của bạn. Chúng tôi khuyến nghị nên tham gia sớm vài phút để ổn định vị trí và giải quyết bất kỳ vấn đề kỹ thuật phát sinh vào phút cuối. Vài phút phụ trội này có thể tạo nên sự khác biệt lớn!
6. Xem Trước Ngoại Hình Trên Camera
Cách chúng ta xuất hiện trên camera có ảnh hưởng lớn đến ấn tượng mà chúng ta tạo ra với nhà tuyển dụng, khách hàng hoặc đồng nghiệp tiềm năng. Đó là lý do tại sao, trước mỗi cuộc gọi video, chúng tôi luôn kiểm tra một vài điều: đảm bảo ánh sáng không quá gắt, camera ở góc độ phù hợp, chúng ta nằm ở giữa khung hình và ống kính webcam sạch sẽ.
Kiểm tra ngoại hình và phông nền qua camera trước cuộc gọi video
Nếu phông nền quá bừa bộn, bạn có thể sử dụng tính năng làm mờ phông nền hoặc các bộ lọc phông nền tích hợp sẵn trong hầu hết các ứng dụng họp trực tuyến. Dù là điều chỉnh ghế ngồi hay chỉnh lại mái tóc, một lần kiểm tra nhanh trước cuộc gọi sẽ giúp bạn tránh khỏi những bất ngờ không mong muốn. Hầu hết các ứng dụng video đều cho phép bạn xem trước camera trước khi tham gia – hãy luôn dành chút thời gian để kiểm tra xem bạn trông như thế nào.
Những bước chuẩn bị đơn giản nhưng hiệu quả này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt và tiết kiệm thời gian cho người khác. Hãy áp dụng chúng để mọi cuộc họp trực tuyến của bạn luôn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp, không còn bị động trước bất kỳ sự cố nào. Để cập nhật thêm các mẹo và kiến thức công nghệ hữu ích khác, đừng quên theo dõi trithuccongnghe.net!