Những cuộc trò chuyện tưởng chừng vô hại về kiểu chữ (font) thường nhanh chóng biến thành các cuộc tranh luận nảy lửa. Font chữ là yếu tố trực quan mạnh mẽ, có mức độ phù hợp khác nhau trong từng ngữ cảnh. Với nhiều người, việc lựa chọn font mặc định của Microsoft, đặc biệt là trong Excel, đã trở thành một thói quen khó bỏ bởi sự hiệu quả và tính ứng dụng của nó. Sự thay đổi từ Calibri sang Aptos của Microsoft đã đánh dấu một cột mốc quan trọng, và việc hiểu rõ lý do đằng sau quyết định này là điều cần thiết để tối ưu hóa trải nghiệm sử dụng phần mềm.
Lý Do Microsoft Chọn Aptos Làm Font Mặc Định Mới
Trong 15 năm liền, Calibri đã là font mặc định quen thuộc của Microsoft. Với tư cách là một người dùng Excel thường xuyên, nhiều người đã cảm thấy hài lòng với Calibri và hiếm khi có nhu cầu thay đổi font mặc định này. Calibri sở hữu độ rộng vừa phải, không quá cô đọng, và cung cấp sự khác biệt rõ ràng giữa các ký tự có thể gây nhầm lẫn trong các font khác, ví dụ như chữ cái “O” in hoa và số “0”, hay chữ “i” in hoa và số “1”. Đây là những điểm phân biệt quan trọng cần được lưu ý khi sử dụng trong môi trường bảng tính Excel.
Các ký tự chữ cái và số được hiển thị bằng font Calibri trên trang tính Excel
Tuy nhiên, với tuyên bố “đã đến lúc phải tiến hóa”, Microsoft đã tiến hành thử nghiệm năm font chữ tiềm năng để thay thế Calibri. Cuối cùng, Aptos – trước đây được biết đến với tên gọi Bierstadt – đã nổi lên như người chiến thắng. Aptos được phát triển bởi Steve Matteson, một nhà thiết kế kiểu chữ hàng đầu thế giới, người cũng là tác giả của các font TrueType cốt lõi của Windows và Segoe. Theo một bài đăng trên blog Microsoft Design, khi thiết kế Aptos, Matteson mong muốn tạo ra một font “phổ quát hơn, ít máy móc và cứng nhắc hơn”. Ông tin rằng mình đã đạt được điều này bằng cách không chỉ đơn thuần sử dụng “thước kẻ và cạnh thẳng để tạo ra tất cả các hình dạng máy móc”.
Các ký tự chữ cái và số được hiển thị bằng font Aptos mới trên trang tính Excel
Font chữ này cũng “cần phải tạo dựng niềm tin và thu hút khi đọc”. Khi cố gắng diễn giải ý nghĩa của việc một font chữ “đáng tin cậy”, chúng ta có thể nghĩ đến những font kém tin cậy hơn – ví dụ như Comic Sans MS bị cho là thiếu chuyên nghiệp – và xem xét cách Aptos đạt được hiệu ứng ngược lại. Một lần nữa, trong Excel, một chương trình thường xuyên chứa các báo cáo tài chính và dữ liệu kế toán quan trọng, sự tin cậy là một đặc tính cơ bản, và Aptos là font chữ được chọn để đáp ứng yêu cầu này.
Ưu Điểm Vượt Trội Của Aptos So Với Các Font Khác
Lý do chính khiến Aptos trở thành lựa chọn ưu tiên trong Excel là khả năng phân biệt rõ ràng giữa các ký tự mà các font khác đôi khi làm lẫn lộn. Điều này đặc biệt quan trọng trong các chuỗi ký tự kết hợp chữ và số, chẳng hạn như số sê-ri hoặc mã vạch. Ví dụ, chữ “O” in hoa của Aptos rộng hơn nhiều so với số “0”, trong khi ở một số font phổ biến khác, sự khác biệt này ít rõ ràng hơn đáng kể.
So sánh sự khác biệt giữa chữ cái O và số 0 của các font khác nhau trong Excel
Tương tự, điều này cũng đúng với chữ “i” in hoa, chữ “l” thường và số “1” của Aptos. Nét cong nhỏ ở cuối chữ “l” thường và dấu gạch ngang nhỏ ở đầu số “1” giúp chúng dễ phân biệt với nhau và với chữ “i” in hoa của font này, vốn là một ký tự thẳng, đơn giản. Tuy nhiên, các font khác thường làm lu mờ những đặc điểm nhận dạng này, gây ra sự nhầm lẫn không đáng có.
So sánh sự khác biệt giữa chữ cái I hoa, L thường và số 1 của các font trong Excel
Từ năm 2007, Microsoft đã ưu tiên các font sans serif (kiểu chữ không có các nét nhỏ gắn vào cuối thân chữ hoặc số) làm font mặc định. Theo hướng dẫn phong cách của Hiệp hội Chứng khó đọc Anh, chúng ta nên “sử dụng các font sans serif, chẳng hạn như Arial […], vì các chữ cái có thể trông ít chen chúc hơn.” Thực tế, trong Excel, mục tiêu hàng đầu luôn là khả năng đọc được – thật khó để hình dung bất kỳ kịch bản nào mà phong cách của bảng tính lại được ưu tiên hơn tính dễ đọc. Vì Aptos là một font tương đối đơn giản, không có bất kỳ nét hoa mỹ nào, việc thay đổi từ font mặc định này dường như không cần thiết. Hơn nữa, ai sẽ chọn điền bảng tính Excel của mình bằng các font khó đọc như Blackadder ITC, Gigi, hay Vladimir Script?
Nhìn chung, Aptos sử dụng các dạng chữ cái và số đơn giản với các nét đều, dễ đọc, đủ đậm và được định nghĩa rõ ràng. Nó dễ đọc khi thu nhỏ và cũng hiển thị tốt khi phóng to với độ phân giải cao. Khả năng thích ứng của Aptos với các ngữ cảnh khác nhau – từ bảng tính phức tạp, thu nhỏ đến các sổ làm việc được chiếu trên màn hình lớn – càng giải thích lý do nhiều người có xu hướng duy trì font mặc định này. Tóm lại, Aptos mang lại cảm giác hiện đại và phù hợp hơn với thế kỷ 21 so với các font tiền nhiệm.
Tính Nhất Quán Là Chìa Khóa Khi Sử Dụng Font Trong Excel
Có thể bạn không phải là người hâm mộ font mặc định của Microsoft. Thật vậy, một số người cho rằng Aptos quá hẹp đối với những người có khó khăn về thị giác, mặc dù cả số và chữ cái của nó đều rộng hơn các ký tự của Calibri. Và có thể bạn không thích sự thay đổi, nhưng với nhiều người, Aptos mang lại sự tươi mới cho các bảng tính Excel.
Bất kể lựa chọn kiểu chữ của bạn là gì, điều quan trọng cần nhớ là bạn không bao giờ nên sử dụng nhiều hơn một font trong một sổ làm việc Excel. Làm như vậy sẽ tăng khả năng gây nhầm lẫn cho người đọc và làm giảm tính chuyên nghiệp trong công việc của bạn. Tiến thêm một bước, nếu bạn là người thường xuyên tạo bảng tính, hãy cố gắng duy trì cùng một font trên tất cả các sổ làm việc của mình, đặc biệt nếu bạn sử dụng Excel cho các báo cáo kinh doanh được xuất bản.
Do đó, việc sử dụng font mặc định của Microsoft trong Excel giúp bạn đạt được sự nhất quán này và giúp bạn không phải tốn thời gian thay đổi kiểu chữ cài đặt sẵn. Hơn nữa, vì Aptos là font mặc định cho các tệp Excel, Word và PowerPoint trống, việc tuân thủ lựa chọn của Microsoft đảm bảo tính nhất quán trên toàn bộ công việc của bạn.
Ngoài việc cân nhắc nên sử dụng font nào trong Excel, điều đáng suy nghĩ là các tài liệu Word và bài thuyết trình PowerPoint của bạn cũng có thể bị ảnh hưởng bởi kiểu chữ bạn chọn. Ví dụ, trong Word, các font như Times New Roman có thể tạo cảm giác cổ điển, và Fairwater Script có thể làm cho công việc của bạn trở nên tinh tế hơn. Tuy nhiên, trong PowerPoint, bạn cần suy nghĩ về các font dễ đọc và hoạt động tốt khi chiếu lên màn hình lớn.
