Laptop công ty là công cụ thiết yếu phục vụ mục đích công việc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, việc lưu trữ dữ liệu cá nhân, nhạy cảm hoặc các ứng dụng không được phép trên thiết bị này có thể ẩn chứa nhiều rủi ro nghiêm trọng. Điều này không chỉ đe dọa an ninh thông tin, quyền riêng tư của bạn mà còn có khả năng ảnh hưởng đến công việc và uy tín cá nhân. Để bảo vệ dữ liệu, tuân thủ chính sách công ty và đảm bảo môi trường làm việc an toàn, dưới đây là những loại thông tin bạn tuyệt đối không nên lưu giữ trên laptop làm việc.
Ảnh Và Video Cá Nhân Riêng Tư
Ảnh và video cá nhân mang tính riêng tư cao, do đó, bạn không bao giờ nên lưu trữ chúng trên laptop công ty. Có nhiều rủi ro tiềm tàng: đồng nghiệp có thể vô tình xem được nếu bạn rời thiết bị mà không khóa, quản trị viên IT có quyền truy cập để giám sát tập tin, hoặc bạn có thể vô tình tiết lộ chúng trong quá trình cộng tác dự án. Sự riêng tư của bạn có thể bị xâm phạm nghiêm trọng.
Thay vào đó, bạn nên lưu trữ ảnh và video của mình trên điện thoại cá nhân hoặc ổ cứng gắn ngoài để đảm bảo an toàn. Nếu không khả thi và bạn cần một giải pháp thay thế bảo mật, hãy cân nhắc sử dụng dịch vụ lưu trữ đám mây cá nhân như OneDrive. Để bảo vệ quyền riêng tư tuyệt đối, hãy luôn mã hóa các tập tin này để ngay cả khi có ai đó truy cập, họ cũng không thể xem được nội dung.
Nội Dung Vi Phạm Pháp Luật Hoặc Sao Chép Lậu
Việc lưu trữ phần mềm lậu, phim, nhạc hoặc bất kỳ nội dung có bản quyền nào khác trên laptop công ty có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng cho cả bạn và doanh nghiệp. Nếu bị phát hiện, bạn có thể phải đối mặt với các hình thức kỷ luật hoặc thậm chí bị chấm dứt hợp đồng lao động do vi phạm chính sách công ty. Dù hiếm khi xảy ra, công ty của bạn cũng có thể vướng vào các vấn đề pháp lý.
Nội dung lậu còn tiềm ẩn nguy cơ cao về phần mềm độc hại (malware), có thể lây nhiễm vào máy tính của bạn mà không hề hay biết. Điều này có thể làm lộ dữ liệu nhạy cảm của công ty và gây ra nhiều vấn đề cho quản trị viên IT. Để tránh những rủi ro này, hãy cẩn trọng với những gì bạn tải xuống, đặc biệt là khi thiết bị làm việc được công ty cấp phát.
Dự Án Cá Nhân Hoặc Công Việc Freelance
Nếu quản trị viên IT phát hiện bạn lưu trữ dữ liệu không liên quan đến công việc, chẳng hạn như các dự án cá nhân hoặc công việc freelance, họ có thể cho rằng bạn đang thực hiện những dự án này trong giờ làm việc của công ty. Việc lưu giữ hợp đồng, thông tin khách hàng bảo mật, hoặc thỏa thuận tài chính cá nhân cũng có thể dẫn đến xung đột lợi ích, tiềm ẩn nguy cơ mất việc.
Ngoài ra, việc trộn lẫn dữ liệu cá nhân và công việc có thể gây khó khăn trong quản lý và làm tăng nguy cơ vô tình tiết lộ tài liệu bảo mật cho nhầm đối tượng – như nhà tuyển dụng hoặc khách hàng. Để tránh những rủi ro này, bạn nên thiết lập một hồ sơ người dùng riêng hoặc môi trường ảo trên laptop, hoặc sử dụng một thiết bị khác hoàn toàn cho các tác vụ cá nhân và công việc.
Người phụ nữ làm việc trên laptop với màn hình di động ViewSonic VX1655-4K OLED, minh họa việc quản lý dự án cá nhân hoặc freelance.
Hồ Sơ Y Tế Cá Nhân Mật
Hồ sơ y tế của bạn, bao gồm lịch sử bệnh án, đơn thuốc và kết quả xét nghiệm, là những thông tin đặc biệt nhạy cảm và cần được giữ kín. Nếu đồng nghiệp, quản trị viên IT hoặc bất kỳ ai tại nơi làm việc có thể truy cập, điều này có thể gây ra nhiều vấn đề như sự phân biệt đối xử, ảnh hưởng đến phí bảo hiểm, hoặc thậm chí lạm dụng thông tin cá nhân của bạn.
Trong trường hợp tình trạng sức khỏe của bạn có thể ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, chẳng hạn như các vấn đề về sức khỏe tâm thần, việc nhà tuyển dụng biết được thông tin này có thể gây rủi ro cho công việc của bạn khi công ty cắt giảm nhân sự trong tương lai. Để ngăn chặn những vấn đề tiềm ẩn này, bạn phải luôn lưu trữ hồ sơ y tế của mình trên một thiết bị cá nhân an toàn và bảo mật.
Ứng Dụng Và Phần Mềm Trái Phép
Việc cài đặt các ứng dụng hoặc phần mềm không được ủy quyền, ngay cả khi được mua hợp pháp, cũng có thể tạo ra nhiều vấn đề. Nếu công ty không cho phép, hành động này sẽ vi phạm chính sách của công ty và có thể khiến bạn mất việc. Phần mềm đó cũng có thể thiếu các tính năng bảo mật cần thiết, gây rủi ro cho dữ liệu mật của công ty hoặc làm cho hệ thống của bạn trở nên không ổn định.
Vì những lý do này, bạn nên luôn sử dụng phần mềm và ứng dụng đã được phòng IT phê duyệt. Nếu bạn cần một công cụ cụ thể cho công việc, hãy yêu cầu cấp quyền trước khi cài đặt lên hệ thống. Trường hợp muốn kiểm tra một ứng dụng, hãy thử nghiệm trên máy tính cá nhân trước khi đề xuất phê duyệt để cài đặt vào thiết bị làm việc.
Email Và Tin Nhắn Cá Nhân
Tương tự như các dự án cá nhân hoặc công việc freelance, việc lưu trữ email hoặc các tin nhắn cá nhân trên laptop công ty có thể khiến bạn gặp rủi ro về quyền riêng tư. Điều này không chỉ vi phạm chính sách của công ty và làm tổn hại uy tín cá nhân, mà việc nhận các thông báo cá nhân hoặc không liên quan đến công việc trên laptop cũng có thể gây mất tập trung và ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc của bạn.
Để tránh những vấn đề này, bạn phải sử dụng laptop công ty một cách nghiêm ngặt cho các giao tiếp liên quan đến công việc. Nếu thỉnh thoảng cần kiểm tra tin nhắn cá nhân trong giờ làm, hãy sử dụng chế độ duyệt riêng tư và không lưu thông tin đăng nhập. Đồng thời, hãy luôn nhớ đăng xuất khỏi các tài khoản cá nhân sau khi sử dụng để đảm bảo an toàn thông tin.
Hình ảnh người phụ nữ đang sử dụng laptop, minh họa việc xử lý email cá nhân có thể gây xao nhãng trong công việc.
Font Chữ Hoặc Tài Nguyên Kỹ Thuật Số Không Có Giấy Phép
Việc chỉ đơn giản lưu trữ các font chữ, hình ảnh hoặc các tài nguyên kỹ thuật số không có giấy phép trên laptop công ty có vẻ không phải là vấn đề lớn. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng những tài nguyên này trong các sản phẩm công việc chính thức, chẳng hạn như quảng cáo hoặc chiến dịch marketing, công ty của bạn có thể phải đối mặt với các khiếu nại vi phạm bản quyền, tiền phạt lớn và làm tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng.
Để ngăn chặn điều này, hãy đảm bảo rằng bất kỳ font chữ, hình ảnh hoặc tài nguyên nào bạn tải xuống đều có giấy phép sử dụng hợp lệ. Nếu bạn cần một bức ảnh có giấy phép cho dự án, hãy kiểm tra xem công ty có thư viện tài nguyên được cấp phép hoặc đăng ký các dịch vụ như Adobe Fonts, Shutterstock hay Google Fonts hay không. Nếu không, bạn có thể tận dụng AI (tùy theo chính sách của công ty) hoặc các nguồn tài nguyên miễn phí khác.
Chi Tiết Tài Chính Cá Nhân
Một số công ty sử dụng dịch vụ sao lưu đám mây tự động để lưu trữ các tập tin liên quan đến công việc. Nếu hồ sơ tài chính cá nhân của bạn, như sao kê ngân hàng, chi tiết thẻ tín dụng, tài liệu thuế và kế hoạch đầu tư, được lưu trên laptop công ty, chúng có thể bị tải lên máy chủ của doanh nghiệp, tiềm ẩn nguy cơ lộ thông tin tài chính cá nhân cho người khác.
Nếu laptop công ty của bạn bị xâm phạm do vi phạm dữ liệu hoặc tấn công mạng trên toàn công ty, chi tiết tài chính của bạn có thể rơi vào tay kẻ xấu, dẫn đến khả năng mất mát tài chính. Vì lý do này, bạn nên tránh lưu trữ thông tin tài chính trên laptop công ty và luôn sử dụng chế độ duyệt riêng tư khi truy cập các trang web tài chính.
Bảng Excel minh họa kế hoạch ngân sách cá nhân hàng tháng, nhấn mạnh rủi ro khi lưu trữ thông tin tài chính trên laptop công ty.
Tài Liệu Chính Trị Hoặc Tôn Giáo
Bất kể niềm tin chính trị hay tôn giáo của bạn là gì, hãy luôn giữ chúng riêng tư. Đừng bao giờ lưu trữ các tài liệu liên quan trên laptop công ty, ngay cả khi công ty bạn có lập trường trung lập về các chủ đề này. Nếu bạn tiết lộ, người khác có thể đưa ra những giả định sai lệch về niềm tin của bạn, từ đó định hình hành vi hoặc thái độ của họ đối với bạn.
Nếu việc lưu trữ dữ liệu như vậy đi ngược lại chính sách của công ty và sếp hoặc quản trị viên IT phát hiện ra, điều đó có thể cho thấy bạn đang sử dụng thiết bị cho các vấn đề cá nhân ngoài công việc, làm tổn hại uy tín của bạn. Vì lý do này, hãy tránh tải xuống hoặc chuyển bất kỳ dữ liệu nào có thể tiết lộ niềm tin cá nhân của bạn cho đồng nghiệp, quản trị viên IT hoặc cấp trên.
Bạn đã nắm rõ những rủi ro liên quan đến việc lưu trữ các loại dữ liệu cá nhân trên laptop công ty. Việc không sao lưu các dữ liệu quan trọng như hồ sơ y tế hoặc chi tiết tài chính có thể khiến bạn mất quyền truy cập vào chúng nếu công ty vô tình xóa dữ liệu hoặc thiết bị cần được cài đặt lại. Để bảo vệ dữ liệu và sự nghiệp của bạn, hãy giữ chúng tránh xa laptop làm việc!