Trong kỷ nguyên số hóa, email vẫn là kênh giao tiếp chính thức và chuyên nghiệp không thể thiếu. Tuy nhiên, một thực tế tồn tại là sự mất cân bằng quyền lực thông tin: các công ty thường biết khi nào bạn mở email của họ, nhưng bạn lại không hề hay biết liệu email quan trọng của mình gửi đi đã được đọc hay chưa. Sự chênh lệch này tạo ra nhiều lo lắng và thiếu minh bạch. Nhiều người có thể không đồng tình với việc theo dõi email vì lý do quyền riêng tư, nhưng với vai trò là một chuyên gia về công nghệ, tôi tin rằng việc chúng ta tự trang bị các công cụ theo dõi, cụ thể là tính năng “đã đọc” email, là cần thiết để cân bằng sân chơi và tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp. Bài viết này của Trithuccongnghe.net sẽ phân tích sâu hơn về lý do vì sao tính năng “đã đọc” email nên được phổ biến rộng rãi cho người dùng cá nhân, những thách thức hiện tại và hướng phát triển trong tương lai.
Vì Sao Tính Năng Thông Báo “Đã Đọc” Trong Email Lại Cần Thiết?
Tính năng thông báo “đã đọc” (read receipts) trên bất kỳ nền tảng giao tiếp nào cũng có thể gây tranh cãi. Nhiều người cho rằng đây là sự xâm phạm quyền riêng tư, gây áp lực phải phản hồi nhanh chóng và có cảm giác bị người khác “xâm nhập” vào thói quen đọc email của mình. Tôi hiểu những lo ngại đó, nhưng hãy cùng xem xét một khía cạnh khác.
Minh họa một thẩm phán ủng hộ việc sử dụng tính năng đã đọc email trong bối cảnh tòa án, nhấn mạnh quyền cân bằng thông tin.
Email ra đời từ những năm 1970 và giao tiếp kỹ thuật số đã phát triển đáng kể từ đó. Ngày nay, hầu hết chúng ta sử dụng mạng xã hội hoặc các ứng dụng nhắn tin tức thời như Zalo, Messenger để liên lạc với bạn bè và gia đình – không phải email. Các nền tảng này đã tích hợp sẵn tính năng “đã đọc” vào trải nghiệm cốt lõi của ứng dụng, và chúng ta đã dần chấp nhận điều này như một điều bình thường.
Ngược lại, đa số mọi người sử dụng email chủ yếu cho các mục đích kinh doanh hoặc giao tiếp chính thức. Đây là những môi trường mà việc tăng cường tính minh bạch xung quanh giao tiếp là hoàn toàn cần thiết. Việc biết liệu tin nhắn của chúng ta đã được nhận và thừa nhận hay chưa thực sự mang lại nhiều lợi ích. Nhưng vì email truyền thống không hỗ trợ tính năng “đã đọc” theo mặc định, chúng ta thường xuyên phải nhìn chằm chằm vào hộp thư đến của mình, tự hỏi liệu có ai đó đã xem những gì chúng ta gửi đi hay chưa.
Các Công Ty Đã Và Đang Sử Dụng Tính Năng Theo Dõi Email, Vậy Tại Sao Chúng Ta Lại Không?
Bạn có thể đã biết rằng hầu hết các email tiếp thị và bản tin mà bạn nhận được từ các công ty hoặc doanh nghiệp đều chứa một công cụ theo dõi. Thực tế, thường không có ý đồ xấu xa đằng sau các công cụ theo dõi email này. Các doanh nghiệp sử dụng chúng để theo dõi tỷ lệ mở email của họ. Họ muốn tối ưu hóa loại email nào nên gửi và cho đối tượng nào để đảm bảo chúng được mở và đọc.
Hình ảnh một buổi thuyết trình công ty nơi mọi người đang xem xét các chỉ số tỷ lệ mở email, minh họa việc doanh nghiệp sử dụng công cụ theo dõi.
Tuy nhiên, bất kể lý do là gì, thực tế là các công ty biết khi nào và nếu chúng ta mở email của họ. Nhưng hầu hết thời gian, chúng ta không nhận được sự ưu ái tương tự! Khi chúng ta gửi email đến một số công ty này, chúng ta thường bị bỏ lại trong bóng tối, tự hỏi liệu tin nhắn của mình đã được nhận và đọc hay chưa, hay liệu chúng đã biến mất vào khoảng không của một hộp thư đến đầy rác. Điều này cho thấy một sự mất cân bằng cơ bản trong quyền lực email mà tôi tin rằng cần phải được giải quyết.
Một số công ty có sử dụng email tự động phản hồi để xác nhận rằng họ đã nhận được tin nhắn của chúng ta. Tuy nhiên, điều này thường không cho chúng ta biết liệu một người cụ thể có đọc email đó hay không, vốn là thông tin chúng ta thực sự muốn biết.
Tính Năng “Đã Đọc” Giúp Tăng Cường Tính Minh Bạch Và Trách Nhiệm Trong Giao Tiếp Chuyên Nghiệp
Hãy hình dung thế này: bạn có một vấn đề với sản phẩm hoặc dịch vụ vừa mua và muốn liên hệ với đội hỗ trợ khách hàng hoặc yêu cầu hoàn tiền. Thật không may, bạn phát hiện ra rằng email là kênh liên lạc duy nhất được cung cấp. Bạn gửi tin nhắn và sau đó – sự im lặng!
Minh họa những phong bì thư bị lạc trong một mê cung, tượng trưng cho sự không chắc chắn khi gửi email và không biết thư đã được đọc hay chưa.
Liệu có ai đó đã xem email của bạn chưa? Hay họ chỉ bận rộn và bạn nên kiên nhẫn chờ đợi? Điều gì sẽ xảy ra nếu họ đã nhận được email và chỉ đang chờ thời gian hoàn tiền trôi qua? Và đáng lo ngại nhất – liệu họ có nhận được email của tôi không?
Bạn có thể gọi tôi là người quá lo lắng, nhưng tôi đã đối mặt với tình huống bực bội này nhiều lần, và tôi chắc chắn nhiều bạn cũng đã trải qua điều tương tự ít nhất một lần. Tuy nhiên, nếu email có một cái gì đó tương tự như dấu tích khi được nhận và dấu tích màu xanh lam khi đã đọc, nó có thể giúp giảm bớt mối lo ngại này.
Nó cung cấp cho bạn thông tin hữu ích, cho phép bạn đưa ra quyết định và giảm bớt sự lo lắng. Chẳng hạn, nếu email đã được đọc, bạn có thể chờ vài giờ để nhận được phản hồi trước khi gửi email nhắc nhở. Tương tự, nếu email đã được nhận nhưng chưa đọc, bạn biết rằng mình không nên lãng phí thời gian với email theo dõi mà thay vào đó nên tập trung tìm các kênh liên lạc khác hoặc đến trực tiếp cửa hàng (nếu có).
Thực Trạng Sử Dụng Tính Năng “Đã Đọc” Email Hiện Nay
Giờ đây, khi tôi đã đưa ra lập luận ủng hộ tính năng “đã đọc” email, bạn có thể muốn biết cách sử dụng chúng cho chính mình. Thật không may, không có cách nào hiệu quả hoặc đơn giản để sử dụng tính năng “đã đọc” trong email như chúng ta có trên các ứng dụng nhắn tin. Email, với tư cách là một công nghệ, được thiết kế để truyền tải tin nhắn đơn giản mà không có bất kỳ chức năng “đã đọc” gốc hoặc phổ quát nào.
Các công cụ theo dõi email được “độ chế” lại dựa trên nhu cầu của người dùng. Chúng thường là các hình ảnh 1×1 vô hình (được gọi là tracking pixels) tải khi bạn xem email, ngay lập tức thông báo cho người gửi rằng bạn đã mở tin nhắn của họ. Do đó, nếu trình theo dõi không tải được (ví dụ: tính năng tự động tải hình ảnh bị tắt), ngay cả khi email được mở, bạn cũng sẽ không biết – khiến nó trở thành một công cụ không đáng tin cậy.
Hơn nữa, việc thêm công cụ theo dõi vào email không hề dễ dàng. Đây thường là một tính năng trả phí mà bạn có được khi đăng ký dịch vụ tiếp thị email – mà các công ty sử dụng để gửi cho bạn email quảng cáo. Ngoài ra, việc sử dụng dịch vụ tiếp thị email để theo dõi có thể cho phép nhà cung cấp dịch vụ truy cập vào siêu dữ liệu email hoặc, trong một số trường hợp, nội dung email, đây là một cấp độ hoàn toàn mới về lo ngại quyền riêng tư email.
Tôi cũng nên đề cập rằng ở một số nơi, như tại Liên minh Châu Âu theo GDPR, việc theo dõi email là bất hợp pháp nếu không có sự cho phép rõ ràng từ người nhận. Hầu hết các doanh nghiệp đều nhận được sự cho phép này từ bạn khi bạn đăng ký dịch vụ của họ. Nhưng đối với người bình thường – với tư cách là một cá nhân không phải doanh nghiệp – việc xin phép này sẽ rất khó khăn.
Màn hình hiển thị bảng điều khiển với tùy chọn "yêu cầu xác nhận đã đọc" (request read receipt) được bật, minh họa khả năng sử dụng tính năng này trong các dịch vụ email.
Tuy nhiên, có một vài dịch vụ email như Outlook và Google Workspace (không nhầm lẫn với tài khoản Gmail cá nhân) có hỗ trợ tính năng “đã đọc” mà không cần công cụ theo dõi. Ví dụ, trong ứng dụng Outlook mới, bạn có thể vào tab “Tùy chọn” khi soạn email và nhấp vào “Yêu cầu xác nhận đã đọc” và “Yêu cầu xác nhận đã gửi”.
Giao diện email Outlook đang gửi thư với các tùy chọn "yêu cầu xác nhận đã đọc" và "yêu cầu xác nhận đã gửi" được bật, cho thấy cách kích hoạt tính năng trong ứng dụng.
Tuy nhiên, phương pháp này thường yêu cầu người nhận phải đồng ý với yêu cầu “đã đọc”. Nếu họ từ chối, bạn lại một lần nữa không biết gì. Hơn nữa, người nhận có thể thậm chí không nhìn thấy hộp thoại “Gửi lại xác nhận đã đọc”, vì ứng dụng email họ đang sử dụng có thể chặn nó.
Do đó, nếu bạn không phải là doanh nghiệp và muốn thêm tính năng “đã đọc” vào email của mình, việc sử dụng Outlook hoặc các ứng dụng email tương tự là một trong những cách đơn giản và tuân thủ pháp luật nhất để biết liệu email của bạn đã được mở hay chưa.
Chính vì những lý do này, chúng ta cần sự tiêu chuẩn hóa và áp dụng rộng rãi hơn cho tính năng “đã đọc” email. Công nghệ đã tồn tại, và hiện tại nó đang được các công ty và tổ chức sử dụng để theo dõi và thu thập dữ liệu. Tôi mong muốn một sự triển khai tiêu chuẩn hóa, để chúng không còn không đáng tin cậy như hiện tại, và người dùng bình thường có thể sử dụng chúng tương tự như tính năng “đã đọc” trên các ứng dụng mạng xã hội.
Kết Luận
Tính năng “đã đọc” email không chỉ là một tiện ích đơn thuần, mà còn là một công cụ mạnh mẽ để thúc đẩy sự minh bạch, trách nhiệm và cân bằng quyền lực thông tin trong giao tiếp kỹ thuật số. Mặc dù các công cụ theo dõi email hiện tại còn nhiều hạn chế về độ tin cậy và vấn đề pháp lý, nhưng nhu cầu về một hệ thống “đã đọc” chuẩn hóa, dễ tiếp cận cho người dùng cá nhân là rất rõ ràng. Việc triển khai rộng rãi tính năng này sẽ giúp giảm bớt lo lắng, cung cấp thông tin hữu ích để đưa ra quyết định kịp thời và nâng cao hiệu quả giao tiếp trong công việc lẫn cuộc sống hàng ngày.
Trithuccongnghe.net tin rằng, đã đến lúc các nhà phát triển email và các tổ chức liên quan cần xem xét nghiêm túc việc chuẩn hóa và phổ biến tính năng “đã đọc” như một phần không thể thiếu của trải nghiệm email hiện đại, đảm bảo lợi ích công bằng cho tất cả mọi người dùng. Bạn nghĩ sao về tính năng này? Hãy chia sẻ quan điểm của bạn trong phần bình luận bên dưới, hoặc tìm hiểu thêm về cách bảo vệ quyền riêng tư email của bạn trên trithuccongnghe.net!