Trong cuộc sống hiện đại, Google Calendar đã trở thành một công cụ không thể thiếu để quản lý thời gian và lịch trình, từ các cuộc họp công việc quan trọng đến những kế hoạch cá nhân. Tuy nhiên, nhiều người dùng vẫn chưa khai thác hết tiềm năng to lớn của ứng dụng này, dẫn đến việc bỏ lỡ các sự kiện, xung đột lịch trình và cảm giác quá tải với lượng công việc dày đặc. Để giúp bạn vượt qua những thách thức đó và biến Google Calendar thành trợ thủ đắc lực, bài viết này từ trithuccongnghe.net sẽ chia sẻ 9 mẹo nâng cao, giúp bạn tối ưu Google Calendar một cách hiệu quả, nâng tầm khả năng quản lý thời gian và tăng cường năng suất của mình.
1. Tạo Sự Kiện Trực Tiếp Từ Gmail
Mỗi cuộc họp hay sự kiện thường bắt đầu bằng một email trao đổi thông tin. Sẽ thật tiện lợi nếu bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các email này thành sự kiện trên Google Calendar chỉ với vài cú nhấp chuột. Gmail cho phép bạn làm điều đó. Tính năng này tự động trích xuất các chi tiết như ngày, giờ, địa điểm và các thông tin liên quan khác, sau đó thêm chúng vào Google Calendar. Từ đó, bạn có thể chỉnh sửa các chi tiết sự kiện để điều chỉnh cho phù hợp.
Để tạo sự kiện từ một tin nhắn Gmail, bạn chỉ cần mở email chứa thông tin cuộc họp trong Gmail, nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm dọc ở góc trên bên trái, sau đó chọn “Tạo sự kiện” (Create Event). Một cửa sổ sự kiện mới sẽ mở ra trong Google Calendar, nơi bạn có thể sửa lỗi, thêm người tham gia và thực hiện các thay đổi khác. Khi hoàn tất, hãy nhấp vào “Lưu” (Save).
2. Hiển Thị Múi Giờ Phụ
Nếu bạn làm việc từ xa với một đội ngũ trải rộng ở nhiều múi giờ khác nhau, việc lên lịch họp có thể trở nên phức tạp do chênh lệch thời gian. Để đơn giản hóa điều này, Google Calendar cho phép bạn hiển thị một múi giờ phụ, giúp bạn dễ dàng xem thời gian cho nhiều địa điểm cùng lúc, từ đó phối hợp hiệu quả hơn với các thành viên trong nhóm ở các khu vực địa lý khác nhau.
Để bật tính năng hiển thị múi giờ phụ, hãy nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và chọn “Cài đặt” (Settings). Tiếp theo, truy cập tab “Múi giờ” (Time Zone) trong mục Chung (General), đánh dấu vào ô “Hiển thị múi giờ phụ” (Display Secondary Time Zone) và chọn múi giờ bạn muốn hiển thị. Giờ đây, bạn sẽ thấy hai cột thời gian trên trục thời gian của Google Calendar, hiển thị thời gian cho cả hai múi giờ.
Thiết lập và hiển thị múi giờ phụ trên Google Calendar giúp quản lý lịch trình làm việc nhóm hiệu quả.
3. Cài Đặt Nhiều Thông Báo Sự Kiện
Đã bao giờ bạn nhận được lời nhắc nhưng sau đó lại quên mất và bỏ lỡ cuộc họp hay deadline? Để tránh tình trạng này, bạn có thể thiết lập nhiều thông báo cho một sự kiện, nhắc nhở bạn ở các khoảng thời gian khác nhau. Điều này giúp bạn luôn kiểm soát được lịch trình của mình.
Để bật nhiều thông báo cho các sự kiện trên một lịch cụ thể, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải của Google Calendar. Chọn lịch bạn muốn sửa đổi, sau đó điều hướng đến “Thông báo sự kiện” (Event Notifications). Nhấp vào nút “Thêm thông báo” (Add Notification) và chọn khoảng thời gian bạn muốn nhận các lời nhắc bổ sung.
4. Chuyển Quyền Sở Hữu Sự Kiện
Bạn đã từng tạo một sự kiện nhưng sau đó phải vắng mặt và nhờ người khác tạo lại sự kiện đó? Không cần thiết phải làm vậy! Google Calendar cho phép bạn chuyển quyền sở hữu sự kiện một cách dễ dàng. Chủ sở hữu mới sau đó có thể quản lý lời mời, thực hiện thay đổi và gửi cập nhật cho những người tham dự mà không cần phải bắt đầu lại từ đầu.
Để chuyển quyền sở hữu, hãy mở sự kiện trong Google Calendar, nhấp vào biểu tượng ba dấu chấm dọc, chọn “Thay đổi chủ sở hữu” (Change Owner), nhập email của chủ sở hữu mới và nhấp vào “Thay đổi chủ sở hữu”. Chủ sở hữu mới không cần phải có tên trong danh sách khách mời để quá trình chuyển giao xảy ra. Bạn có thể chuyển quyền sở hữu cho bất kỳ ai miễn là bạn có địa chỉ email của họ.
Giao diện chuyển quyền sở hữu sự kiện trong Google Calendar cho người dùng khác quản lý.
5. Làm Mờ Các Sự Kiện Đã Qua Để Dễ Quản Lý
Một cách để giảm bớt sự lộn xộn trong Google Calendar là làm mờ các sự kiện đã diễn ra. Bằng cách giảm độ sáng của các sự kiện đã qua, bạn có thể dễ dàng phân biệt chúng với các sự kiện sắp tới. Điều này giúp bạn tập trung vào những gì cần làm tiếp theo. Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn đang quản lý một lịch trình bận rộn hoặc một nhóm lớn với các sự kiện lấp đầy mọi khung thời gian.
Để làm mờ các sự kiện đã qua, nhấp vào biểu tượng bánh răng ở góc trên bên phải và đi tới “Tùy chọn hiển thị” (View Options) trong mục Chung (General). Sau đó, đánh dấu vào ô bên cạnh “Giảm độ sáng của các sự kiện đã qua” (Reduce the Brightness of Past Events). Khi một sự kiện đã qua, nó sẽ tự động mờ đi, mang đến cho bạn một tín hiệu trực quan để chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo.
6. Giữ Các Sự Kiện Cá Nhân Riêng Tư
Chúng ta đều có những cuộc hẹn cá nhân cần quản lý xen kẽ giữa lịch trình làm việc bận rộn. Chúng ta cần thêm những cuộc hẹn này vào Google Calendar để tránh người khác vô tình lên lịch họp trùng vào thời gian cá nhân của mình, điều này có thể dẫn đến xung đột. Tuy nhiên, bạn có thể không muốn người khác thấy chi tiết của những sự kiện này. May mắn thay, Google Calendar có giải pháp.
Bạn có thể đặt các sự kiện cá nhân của mình ở chế độ riêng tư, cho phép người khác chỉ nhìn thấy thời gian và tiêu đề nhưng không thấy chi tiết. Để đặt một sự kiện ở chế độ riêng tư, bạn chỉ cần điều chỉnh cài đặt hiển thị của nó khi tạo hoặc chỉnh sửa. Nhấp vào sự kiện, nhấp vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa và chọn “Riêng tư” (Private) từ menu thả xuống phía trên hộp mô tả.
Tùy chọn thiết lập quyền riêng tư cho sự kiện cá nhân trong Google Calendar, đảm bảo thông tin mật.
7. Thêm Sự Kiện Bằng Giọng Nói
Với Google Assistant, bạn có thể nhanh chóng thêm các sự kiện vào Google Calendar bằng cách sử dụng lệnh giọng nói. Đây là một cách đơn giản và tiện lợi để lên lịch cuộc hẹn khi bạn đang di chuyển, giúp tiết kiệm thời gian và công sức. Trên Android, bạn có thể giữ nút Home để mở Google Assistant (hoặc Gemini, trợ lý AI mới).
Sau đó, bạn có thể nói, “Tôi muốn thêm một sự kiện vào Google Calendar” (I want to add an event to Google Calendar), và nó sẽ nhắc bạn cung cấp các chi tiết sự kiện như tiêu đề, thời gian, người tham gia và nhiều hơn nữa. Khi bạn cung cấp thông tin, sự kiện sẽ tự động được thêm vào. Nếu bạn đang tạo sự kiện lần đầu tiên, bạn có thể được yêu cầu kết nối trợ lý với Google Workspace, trừ khi bạn đã làm điều đó.
Tạo sự kiện mới trên Google Calendar bằng lệnh giọng nói qua Google Assistant hoặc Gemini trên điện thoại Android.
8. Liên Kết Google Calendar Với Các Ứng Dụng Khác
Để khai thác tối đa Google Calendar, hãy liên kết nó với các ứng dụng khác mà bạn sử dụng, chẳng hạn như Slack, Google Keep và Zoom. Điều này cho phép các ứng dụng này tự động truy cập lịch trình của bạn và cập nhật trạng thái tương ứng. Ví dụ, nếu bạn có một cuộc họp đã lên lịch, Slack sẽ tự động hiển thị trạng thái của bạn là “Đang họp” (In Meeting), vì vậy bạn sẽ không phải cập nhật thủ công.
Quá trình tích hợp khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng. Ví dụ, để thêm vào Slack, mở Slack, nhấp vào “Thêm ứng dụng” (Add Apps) và tìm kiếm Google Calendar. Khi bạn tìm thấy nó, nhấp vào “Google Calendar” trong kết quả tìm kiếm, và nó sẽ được thêm vào Slack tự động. Nếu bạn muốn tích hợp Calendar với một ứng dụng khác, hãy truy cập trang web của ứng dụng đó để biết hướng dẫn chi tiết.
9. Nắm Vững Phím Tắt Google Calendar
Google Calendar cung cấp một loạt các phím tắt có thể giúp bạn lên lịch, chỉnh sửa và quản lý sự kiện nhanh chóng. Thay vì điều hướng qua các menu, bạn có thể sử dụng các phím tắt đơn giản như nhấn “C” để tạo sự kiện mới, “Q” cho cửa sổ tạo sự kiện nhanh và “G” để chuyển đến một ngày cụ thể.
Phần tốt nhất là bạn không cần phải ghi nhớ những phím tắt này – chỉ cần nhấn phím “?” và Google Calendar sẽ hiển thị danh sách tất cả các phím tắt có sẵn.
Bảng tổng hợp các phím tắt hữu ích trong Google Calendar giúp tăng tốc độ thao tác và quản lý lịch trình.
Google Calendar là một công cụ mạnh mẽ để tổ chức ngày làm việc và lên lịch các sự kiện. Để tận dụng tối đa, bạn hãy ghi nhớ và áp dụng các mẹo trên. Lên kế hoạch mọi thứ trước trên Google Calendar không chỉ giúp giảm căng thẳng mà còn tăng cường đáng kể năng suất của bạn. Khi được sử dụng một cách thông minh, bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ một deadline nào nữa! Hãy bắt đầu tối ưu Google Calendar của bạn ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt!