iPhone đi kèm với một trình quản lý tệp tích hợp sẵn mang tên Files. Mặc dù bạn có thể đang sử dụng nó để truy cập, sắp xếp và quản lý các tệp được lưu trữ cục bộ hoặc trên iCloud, nhưng có rất nhiều điều mà ứng dụng này có khả năng thực hiện mà không phải ai cũng biết đến.
Từ việc cho phép bạn truy cập các tệp được lưu trữ trên các thiết bị bên ngoài và các dịch vụ lưu trữ đám mây khác cho đến việc đơn giản hóa các thao tác tệp hàng ngày, ứng dụng Files xử lý nhiều tác vụ một cách đáng ngạc nhiên. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn để khám phá những thủ thuật này.
1. Xem trước Tức thì các Loại Tệp Phổ biến
Ứng dụng Files của Apple có một hệ thống xem trước tích hợp gọi là Quick Look, hỗ trợ nhiều loại tệp khác nhau thuộc nhiều danh mục, bao gồm hình ảnh, video, âm thanh, tệp nén và tài liệu. Nhờ tính năng này, bạn có thể xem trước tệp và thực hiện chỉnh sửa trên chúng mà không cần ứng dụng bổ sung.
Chức năng này hoạt động liền mạch, cho dù tệp của bạn được lưu trữ cục bộ trên iPhone, trong iCloud, các dịch vụ lưu trữ đám mây của bên thứ ba, thiết bị lưu trữ ngoài, hay thậm chí trên các máy chủ từ xa. Để sử dụng, hãy điều hướng đến thư mục chứa tệp bạn muốn mở và chạm vào nó. Tính năng này có thể không hoạt động nếu bạn đã cài đặt một ứng dụng như Documents trên iPhone, vì ứng dụng đó sẽ cố gắng mở tệp thay vì Quick Look. Để buộc Quick Look, bạn có thể chạm và giữ tệp, sau đó chọn tùy chọn “Quick Look” trong menu ngữ cảnh.
Đáng tiếc, ứng dụng Files không cho phép bạn xem trước nhiều tệp cùng một lúc. Tuy nhiên, chúng ta có thể khắc phục điều đó với sự trợ giúp của một Phím tắt (Shortcut). Hãy truy cập ứng dụng Phím tắt (Shortcuts) và tạo một Phím tắt trống mới. Tìm và thêm hành động “Quick Look” vào Phím tắt. Sau đó, chạm vào nút “i” ở dưới cùng và bật tùy chọn “Hiển thị trong Bảng chia sẻ” (Show in Share Sheet). Chạm vào văn bản “Đầu vào” (Input) trên hành động Hiển thị (Show) và chọn “Đầu vào Phím tắt” (Shortcut Input). Đặt tên cho Phím tắt và lưu nó.
Sau khi hoàn tất, hãy quay lại ứng dụng Files. Bây giờ, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên cùng bên phải và chọn “Chọn” (Select). Chọn tất cả các tệp bạn muốn xem trước cùng nhau, chạm vào nút Chia sẻ (Share) ở góc dưới cùng bên phải và chọn Phím tắt bạn vừa tạo trong Bảng chia sẻ. Files sẽ mở các tệp đã chọn trong Quick Look. Vuốt sang trái hoặc phải hoặc cuộn lên hoặc xuống để điều hướng giữa các tệp đang mở.
2. Chú thích PDF và Hình ảnh với Công cụ Markup Tích Hợp
Bên cạnh Quick Look, ứng dụng Files cũng tích hợp một công cụ Markup (Đánh dấu) tích hợp sẵn cho tất cả các nhu cầu chú thích của bạn. Sử dụng công cụ này, bạn có thể chú thích, vẽ, tô sáng, hoặc thêm văn bản và chữ ký vào ảnh hoặc tệp PDF của mình mà không cần các ứng dụng của bên thứ ba.
Để đánh dấu một tệp ảnh hoặc PDF trong Files, hãy mở nó ở chế độ xem trước bằng Quick Look (như đã hướng dẫn ở trên). Bạn có thể mở nhiều tệp bằng Phím tắt đó nếu muốn. Tiếp theo, chạm vào nút Đánh dấu (Markup) (biểu tượng đầu bút bên trong một vòng tròn) ở dưới cùng, và bạn sẽ thấy một loạt các công cụ trên màn hình.
Chọn một công cụ dựa trên yêu cầu của bạn và sử dụng nó để chú thích tệp. Để thêm hình dạng, văn bản hoặc chữ ký, chạm vào nút “+” và chọn tùy chọn thích hợp. Sau khi bạn đã hoàn thành việc chú thích tệp, chạm vào nút “Xong” (Done) ở góc trên cùng bên phải. Hãy nhớ rằng một khi bạn đã lưu các thay đổi, bạn không thể hoàn tác chúng.
3. Tạo hoặc Giải nén Tệp ZIP Dễ Dàng
Khi làm việc với các tệp, có những lúc bạn cần nén hoặc giải nén tệp. Ứng dụng Files được trang bị một công cụ nén và giải nén giúp việc tạo và mở tệp ZIP trên iPhone trở nên dễ dàng và loại bỏ nhu cầu tải xuống một ứng dụng của bên thứ ba.
Để tạo một tệp nén ZIP trong Files, hãy điều hướng đến thư mục chứa các tệp bạn muốn bao gồm trong tệp nén, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên cùng bên phải và chọn “Chọn” (Select). Sau đó, chọn các tệp, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc dưới cùng bên phải và chọn “Nén” (Compress). Files sau đó sẽ tạo một tệp nén và lưu nó trong cùng thư mục. Điều này rất tiện lợi khi gửi hoặc tải lên nhiều tệp cùng một lúc, thay vì làm từng tệp một.
Giải nén các tệp trong ứng dụng Files cũng rất dễ dàng. Đơn giản chỉ cần định vị tệp ZIP và chạm vào nó. Hoặc, chạm và giữ tệp và chọn “Giải nén” (Uncompress). Để giải nén nhiều tệp ZIP, chọn chúng bằng tùy chọn “Chọn” ở góc trên cùng bên phải, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc dưới cùng bên phải và chọn “Giải nén”. Files sẽ giải nén tệp và tạo một thư mục mới ở cùng vị trí với tất cả các tệp trong tệp ZIP.
4. Sử dụng Quick Actions để Tăng Tốc Công Việc
Quick Actions (Hành động nhanh) là các hành động phụ thuộc vào ngữ cảnh xuất hiện khi bạn chạm và giữ một tệp trong ứng dụng Files, cho phép bạn thực hiện các hành động nhanh chóng mà không cần mở tệp. Vì phụ thuộc vào ngữ cảnh, các hành động này thay đổi dựa trên loại tệp bạn chọn.
Ví dụ, nếu đó là một tệp PDF, bạn sẽ thấy các tùy chọn như Markup (Đánh dấu) và Optimize File Size (Tối ưu hóa kích thước tệp). Mặt khác, nếu đó là một tệp hình ảnh, bạn sẽ thấy Xoay Trái (Rotate Left), Xoay Phải (Rotate Right), Tạo PDF (Create PDF), Chuyển đổi Hình ảnh (Convert Image) và Xóa Nền (Remove Background).
Tận dụng tính năng Xóa Nền ảnh trong Quick Actions của Files iPhone
Truy cập và sử dụng Quick Actions trong ứng dụng Files trên iPhone rất đơn giản. Chạm và giữ tệp bạn muốn thực hiện thay đổi, chọn “Hành động nhanh” (Quick Actions), và chọn một hành động phù hợp dựa trên yêu cầu của bạn.
Files sau đó sẽ thực hiện hành động và lưu tệp dưới dạng bản sao trong cùng thư mục. Với một số Quick Actions nhất định, bạn sẽ được yêu cầu nhập thêm thông tin. Ví dụ, khi bạn sử dụng Chuyển đổi Hình ảnh (Convert Image), bạn cần chọn định dạng đầu ra ưa thích để Files hoàn thành hành động.
5. Quản lý Tệp trên Thiết Bị Lưu Trữ Ngoài
Trong những trường hợp bạn muốn truy cập dữ liệu có trên một thiết bị lưu trữ ngoài (thẻ SD, ổ đĩa USB, SSD, hoặc HDD) hoặc di chuyển dữ liệu từ iPhone của bạn đến đó, ứng dụng Files giúp việc này trở nên dễ dàng. Tất cả những gì bạn cần là thiết bị ngoài của bạn được định dạng theo APFS, exFAT, FAT32 hoặc FAT, và bộ chuyển đổi phù hợp, tùy thuộc vào việc iPhone của bạn có cổng Lightning hay cổng USB-C.
Sau đó, gắn thiết bị lưu trữ ngoài vào bộ chuyển đổi và cắm nó vào iPhone của bạn. Mở ứng dụng Files và đi đến tab “Duyệt” (Browse). Tại đây, mở rộng phần “Vị trí” (Locations) nếu nó chưa được mở rộng, và bạn sẽ thấy tên thiết bị ngoài của mình được liệt kê. Chạm vào thiết bị để truy cập tất cả nội dung của nó.
Bây giờ, tương tự như cách bạn di chuyển tệp trong Files, bạn có thể di chuyển tệp ra khỏi ổ đĩa sang các vị trí khác hoặc di chuyển nội dung từ một vị trí khác vào ổ đĩa. Tất cả các tùy chọn khác, như công cụ Markup và Quick Actions, cũng có thể truy cập được. Bạn cũng có thể xóa và định dạng ổ đĩa ngay từ ứng dụng Files.
6. Truy cập Liền Mạch Lưu Trữ Đám Mây Bên Thứ Ba
Nếu bạn không sử dụng iCloud hoặc sử dụng nó cùng với một dịch vụ khác để có thêm dung lượng lưu trữ, bạn có thể tích hợp trực tiếp dịch vụ đó vào ứng dụng Files để truy cập và quản lý tất cả các tệp được lưu trữ trên đó. Files hỗ trợ tích hợp với nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây của bên thứ ba như Google Drive, Dropbox, OneDrive và Box.
Để tích hợp dịch vụ bạn yêu thích, trước tiên, hãy tải xuống ứng dụng iOS của dịch vụ đó trên iPhone và thiết lập nó. Tiếp theo, trong ứng dụng Files, đi đến tab “Duyệt” (Browse), chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên cùng bên phải và chọn “Sửa” (Edit). Dưới phần “Vị trí” (Locations), bật công tắc cho dịch vụ lưu trữ đám mây bạn muốn tích hợp. Nhấn “Xong” (Done).
Cuối cùng, chạm vào dịch vụ lưu trữ đám mây dưới mục “Vị trí”, và bạn sẽ thấy tất cả các thư mục và tệp của mình. Bạn có thể xem trước và đánh dấu các tệp ở đây giống như cách bạn làm với các tệp có sẵn cục bộ hoặc trên iCloud.
7. Kết nối với Máy Chủ Ngoài để Truy cập và Quản lý Tệp
Giống như việc tích hợp dịch vụ lưu trữ đám mây của bạn, bạn cũng có thể kết nối với một máy chủ tệp bên ngoài thông qua ứng dụng Files để truy cập, quản lý và truyền tệp giữa iPhone của bạn và máy chủ đó. Điều này có thể hữu ích khi bạn muốn truy cập hoặc di chuyển tệp giữa iPhone của mình và một thiết bị khác, máy chủ tại nhà hoặc ổ đĩa NAS (Network Attached Storage). Files chỉ hỗ trợ kết nối với các máy chủ bên ngoài bằng giao thức SMB.
Để kết nối với một máy chủ trên ứng dụng Files của iPhone, hãy đi đến tab “Duyệt” (Browse), chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên cùng bên phải và chọn “Kết nối với Máy chủ” (Connect to Server). Bây giờ, nhập địa chỉ máy chủ bạn muốn kết nối vào trường văn bản Máy chủ (Server). Địa chỉ máy chủ có thể là tên máy chủ cục bộ hoặc địa chỉ IP. Nó có thể trông giống như: “smb://192.168.1.2” hoặc “MacBook-Pro.local” — nhập vào và nhấn “Tiếp theo” (Next).
Bạn sẽ được nhắc chọn cách bạn muốn kết nối với máy chủ này. Chọn “Khách” (Guest) nếu máy chủ cho phép truy cập khách và nhấn “Tiếp theo”. Hoặc, nếu yêu cầu xác thực, hãy nhập tên người dùng và mật khẩu rồi chạm vào “Tiếp theo”.
Files sẽ hiển thị tất cả các tệp và thư mục từ thiết bị đã kết nối. Bây giờ bạn có thể điều hướng qua các thư mục và xem hoặc đánh dấu tệp nếu cần. Để chấm dứt kết nối, hãy đi đến tab “Duyệt” (Browse). Định vị thiết bị đã kết nối trong phần “Đã chia sẻ” (Shared) và chạm vào mũi tên hướng lên bên cạnh nó.
8. Quét Tài liệu Trực Tiếp trong Ứng Dụng Files
Một tính năng tiện lợi khác mà Apple cung cấp trong ứng dụng Files của iOS là máy quét tài liệu tích hợp sẵn. Với nó, bạn có thể dễ dàng quét và số hóa các tài liệu vật lý trực tiếp trong ứng dụng Files.
Quét tài liệu trong ứng dụng Files rất dễ dàng. Bạn có thể quét tài liệu trực tiếp vào thư mục mong muốn hoặc chọn thư mục sau khi chụp. Nếu bạn ưu tiên cách thứ nhất, hãy điều hướng đến thư mục nơi bạn muốn lưu tài liệu đã quét. Sau đó, chạm vào biểu tượng ba chấm ở góc trên cùng bên phải và chọn “Quét Tài liệu” (Scan Documents). Hoặc bạn có thể truy cập máy quét trong bất kỳ thư mục nào khác bằng cách làm theo các bước tương tự.
Files bây giờ sẽ mở máy quét. Đặt tài liệu vật lý bạn muốn quét lên một bề mặt phẳng và hướng camera iPhone của bạn vào đó, giữ mọi thứ thẳng hàng. iPhone của bạn sẽ tự động chụp bản quét. Nếu không, hãy thử định vị nó trong khung ngắm. Hoặc, bạn có thể chạm vào nút chụp ở dưới cùng hoặc nhấn một nút âm lượng để chụp tài liệu theo cách thủ công. Lặp lại quá trình nếu bạn muốn quét nhiều trang.
Để xem trước tài liệu đã quét, chạm vào hình thu nhỏ ở góc dưới cùng bên trái. Từ đây, bạn có thể cắt tài liệu, xoay hoặc áp dụng các bộ lọc. Nhấn “Xong” (Done) để lưu. Nếu bạn không thích bản quét, hãy nhấn biểu tượng thùng rác, sau đó sử dụng nút “Chụp lại” (Retake) ở góc trên cùng bên phải để quét lại tài liệu.
Cuối cùng, chạm vào “Lưu” (Save) ở góc dưới cùng bên phải, đặt tên cho tệp và nhấn “Xong”. Nếu bạn truy cập máy quét trên màn hình chính, bạn sẽ cần chọn vị trí bạn muốn lưu tài liệu.
Ứng dụng Files của Apple khá mạnh mẽ và có thể giúp bạn thực hiện nhiều thao tác trên iPhone, như đã trình bày ở trên. Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế. Một số điểm đáng chú ý bao gồm chức năng tìm kiếm kém mạnh mẽ hơn, tùy chọn xử lý hàng loạt hạn chế, thiếu hỗ trợ cho nhiều định dạng nén và không có hỗ trợ giao thức FTP gốc. Việc khắc phục những hạn chế này sẽ làm cho Files trở nên linh hoạt và hữu ích hơn nữa cho người dùng iPhone.
Giống như Files, có một vài ứng dụng cài đặt sẵn tuyệt vời khác trên iPhone của bạn mà bạn không nên bỏ qua. Hãy khám phá chúng để tận dụng tối đa thiết bị của bạn.
